Non ti nego che pur essendo “di giù” , raggiungere la sicilia per me è problematico e un po' me ne dispiace.
Mi auguro comunque che tu resca a fare il tutto esaurito !
I consigli che posso darti sono forse quelli più scontati :
– Se possibile di preoccupati di avere convenzioni per cibo e pernotto per chi verrà,
Semplificherà molto la vita a chi sarà lì , soprattutto se i luoghi sono vicini al luogo in cui si svolgerà l'incontro.
– Fatti promotore del ” prima gioca a qualcosa di qualcun altro poi fa giocare a qualcosa di tuo. Di base se questo si verifica l'incontro a successo” . Suggerisci inoltre a chi propone giochi di lunga durata ( >30 minuti ) , di proporre una versione “ridotta” o “condensata” del gioco, in modo permettere agli autori di provare più giochi possibile.
– Se possibile procurati qualche playtester : è vero che la maggior parte dei test avviene tra autori, ma se c'è gente che ha voglia di provare giochi durante più o meno tutta la giornata, gli autori saranno probabilmente più spesso al loro tavolo, ottimizzando il tempo impiegato ( sarebbe brutto per esempio fare tanti chilometri e riuscire a fare solo 3/4 test …)
Un'associazione che ti da supporto è una gran cosa; per assurdo preferirei pagare una piccola somma (tipo una decina di euro al giorno . con la quale magari puoi comprare dei giochi o qualcosa per ricompensare i playtester che chiamerai ) ma avere la certezza di riuscire a provare i giochi parecchie volte, piuttosto che risparmiare ma magari vedere il mio tavolo “deserto” per tanto tempo.
– Se ci sono editori o autori “noti” o editi, chiedi loro di dedicare una piccola parte di tempo , magari dopo pranzo che di solito è un orario un po' morto, per un piccolo workshop. LE occasioni per imparare qualcosa da chi ha già pubblicato sono rare e preziose , ed un incontro tra autori è un ottimo momento per “rubare” qualche consiglio extra 
== La macchina del capo ha un buco nella gomma. Hai bisogno di 3 segnalini Mc-Gyver e un token Cewingum per ripararla. ==
== Fatti non foste per viver come bruti, ma per piazzar omini e cubettame ==